Samochód osobowy używany wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej podlega 100% odliczeniu VAT. Wymogiem ustawodawcy jest prowadzenie tzw. kilometrówki, służącej do ewidencjonowania przebiegu pojazdu. elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu nie wymaga podpisu

Kiedy ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa?

Wielu przedsiębiorców nabywa samochody osobowe tylko do celów związanych z prowadzoną firmą, dlatego przysługuje im prawo wprowadzenia do kosztów 100% wydatków eksploatacyjnych, a także odliczenie 100% podatku VAT od ponoszonych wydatków – warunkiem jest skrupulatnie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, ewidencja przebiegu pojazdu zawiera:
  • nazwisko, imię i adres osoby użytkującej pojazd,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • podpis osoby użytkującej i przedsiębiorcy (podatnika).
W przepisach nie widnieje zapis dotyczący możliwości prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej albo zatwierdzania podpisem elektronicznym. Wątpliwości trzeba rozwiać w interpretacjach indywidualnych wydanych przez organy podatkowe.

Podpis elektroniczny a kilometrówka

Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu może zostać podpisana podpisem elektronicznym przez przedsiębiorcę albo osobę upoważnioną – to oficjalne stanowisko fiskusa.

Akceptacja danych w ewidencji odbywa się w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu domenowego. Tożsamość jest potwierdzana nazwą użytkownika i hasłem. Z kolei uwierzytelnienie zostaje zaszyfrowane, dzięki technikom kryptograficznym. Weryfikacja danych jest możliwa, dzięki wprowadzonemu imieniu i nazwisku, a także dacie udzielenia akceptacji.

Jeżeli dane w kilometrówce zostaną zatwierdzone w sposób elektroniczny, nie będzie można ich edytować. Będą też bezpiecznie archiwizowane.

Co ciekawe, wiele interpretacji indywidualnych wskazywało, iż stosowanie podpisu elektronicznego jest niezgodne z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT dotyczącym kilometrówki i wymagany jest podpis własnoręczny albo opcjonalnie kwalifikowany podpis elektroniczny.

Szef KAS w wydanej interpretacji zauważył, iż w przepisach nie widnieje dokładna informacja, jaką formę ma mieć podpis pracodawcy pod ewidencją przebiegu pojazdu, co nie wyklucza elektronicznego podpisywania dokumentów.

Podpis elektroniczny zawiera informacje elektroniczne i dane podmiotu składającego, które pozwalają na identyfikację. Co oznacza, że własnoręczny podpis albo kwalifikowany podpis elektroniczny nie są wymagane.

Cyfryzacja obrotu gospodarczego jest nieunikniona i trzeba mieć tego świadomość, a także akceptować nowe metody weryfikacji dokumentów – to również stanowisko szefa KAS.

Warto zauważyć, iż w orzecznictwie sądowym znalazł się postulat wykładni gospodarczej prawa podatkowego, który wskazuje, że podczas interpretacji przepisów podatkowych konieczne jest uwzględnianie realiów gospodarczych (por. np. wyroki NSA: z 26 lipca 2017 r. sygn. akt II FSK 1793/15, z 22 listopada 2016 r. sygn. akt II FSK 2977/14, z 23 sierpnia 2016 r. sygn. akt II FSK 2120/14).

Akceptacja podpisu elektronicznego, w którym używana jest kombinacja login i hasło umożliwiająca identyfikację podatnika nastąpiła również w interpretacji indywidualnej wydanej 15 września 2023 roku przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0114-KDIP2-2.4010.373.2023.1.AS)

Gdy ewidencja jest prowadzona zgodnie z art. 86a ust. 4) może służyć także do celów rozliczeń w podatku dochodowym.

Podsumowanie

Ewidencja przebiegu pojazdu dokumentuje używanie samochodu osobowego jedynie w celach związanych z prowadzoną działalnością. Jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji albo jest prowadzona niestarannie lub nierzetelnie, wydatki nie mogą zostać w 100% zakwalifikowane jako koszty firmowe, odebrane zostaje również prawo do odliczenia 100% VAT naliczonego. Kilometrówka może być prowadzona w formie elektronicznej i potwierdzana podpisem elektronicznym uwierzytelnionym loginem i hasłem.


Data publikacji: 2024-02-16, autor: FakturaXL

ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU