Okres świąteczny zbliża się wielkimi krokami. W tym czasie wiele firm przygotowuje dla swoich pracowników różne bonusy. Dużą popularnością cieszą się karty podarunkowe. W związku z tym pojawia się pytanie, w jaki sposób pracodawca powinien rozliczyć kartę podarunkową przekazaną pracownikowi? Czy zawsze zakup karty podarunkowej jest kosztem podatkowym dla przedsiębiorcy?
Pracodawca może sfinansować zakup kart podarunkowych ze środków pochodzących z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) lub ze środków własnych.
Zakup kart podarunkowych z ZFŚS
W przedsiębiorstwie, w którym został utworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pracodawca może opłacać określoną działalność socjalną pieniędzmi pochodzącymi z funduszu. I tak może na przykład:
finansować różne rodzaje form wypoczynku
udzielać pracownikom pomocy rzeczowej lub finansowej
udzielać pomocy związanej z celami mieszkaniowymi.
Wysokość stosowanych dopłat może być różna w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, któremu ma zostać udzielona pomoc.
Zgodnie z ustawą środkami z funduszu może być również sfinansowany zakup kart podarunkowych lub bonów dla pracowników, zwłaszcza w okresie świątecznym.
Zakup kart podarunkowych ze środków własnych pracodawcy – podatek dochodowy i składki na ZUS
Przedsiębiorca może zakupić karty podarunkowe dla swoich pracowników również ze środków własnych. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym do przychodów ze stosunku pracy zalicza się także przychód z nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Za świadczenia nieodpłatne uważane są zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego nr K 7/13 z dnia 8 lipca 2014 roku świadczenia, które spełniają trzy warunki:
świadczenie zostało przyznane pracownikowi za jego zgodą i pracownik korzystał z niego dobrowolnie
celem przyznanego świadczenia jest interes pracownika, a nie pracodawcy i takie świadczenie stanowi przychód pracownika lub może ograniczać jego wydatki
świadczenie ma określoną wartość, która jest przyporządkowana do konkretnego pracownika i nie jest dostępne dla wszystkich pracowników na ogólnych zasadach.
Jeżeli więc karta podarunkowa stanowi dla pracownika przychód wynikający z wynagrodzenia za pracę i dodatkowo zostaną spełnione powyższe warunki, to wtedy karta podarunkowa uważana jest za świadczenie nieodpłatne, które wlicza się do wynagrodzenia za pracę i dolicza się do podstawy składek ubezpieczeniowych ZUS.
Zakup kart podarunkowych ze środków ZFŚS w świetle podatku dochodowego
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym świadczenia pochodzące z Funduszu mogą:
podlegać pod opodatkowanie podatkiem dochodowym
zostać opodatkowane po przekroczeniu ustalonego limitu
korzystać ze zwolnienia od podatku.
Bony oraz różne talony i inne znaki, w tym karty podarunkowe dla pracowników podlegają pod opodatkowanie podatkiem dochodowym. Zwolnieniem z zapłaty podatku do kwoty 4 500 zł objęci są jedynie emeryci.
Ustawa o podatku dochodowym wskazuje, że przychodami pochodzącymi ze stosunku pracy są:
wszelkie wypłaty pieniężne
wartość pieniężna świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty.
Nie ma tu znaczenia źródło finansowania wypłat oraz świadczeń. Do przychodów ze stosunku pracy wliczają się także środki znajdujące się na karcie podarunkowej otrzymanej przez pracownika.
Zakup kart podarunkowych z ZFŚS – jakie składki na ZUS?
W rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały wskazane zasady, według których należy rozliczać składki ZUS naliczane od kart podarunkowych zakupionych ze środków ZFŚS.
Ogólna zasada mówi, że przy naliczaniu składek ubezpieczeniowych ZUS do podstawy nie wlicza się:
świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS przeznaczonych na cele socjalne
zapomóg finansowych przyznawanych z powodu wystąpienia klęsk żywiołowych, a także indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.
Ze składek na ZUS zwolniony jest także pracownik posiadający niższe dochody, który otrzyma kartę podarunkową o wyższej wartości. Pracodawca w regulaminie pracy powinien zawrzeć zapis wskazujący na kryteria obowiązujące przy przyznawaniu kart podarunkowych o różnej wartości uzależnionych od sytuacji materialnej, życiowej lub rodzinnej pracownika.
Karty podarunkowe – przekazanie w formie darowizny
Przedsiębiorca może przekazać pracownikowi kartę podarunkową w drodze darowizny. Takie przekazanie karty nie stanowi dla pracownika przychodu z tytułu wynagrodzenia, a dla pracodawcy nie jest kosztem uzyskania przychodów. Jest to zgodne z ustawą o podatku dochodowym, w której jest napisane, że darowizny nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że zakup kart podarunkowych przekazanych w formie darowizny nie jest dla pracodawcy kosztem podatkowym. Przykładem potwierdzającym tę zasadę może być interpretacja podatkowa wydana przez Dyrektora KIS nr 0111-KB2-1.4010.8.2019.3.JK z dnia 14 marca 2019 roku.
Jedna z wydanych interpretacji podatkowych o nr 0115-EDIT2.4011.610.2023.1.ŁS z dnia 23 lutego 2024 roku opisuje zdarzenie, w którym, pracodawca przekazuje na ręce pracownika świadczenie w formie darowizny. Firma, która złożyła wniosek o wydanie interpretacji uważa, że przekazanie kart podarunkowych nie stanowi nieodpłatnego świadczenia ze stosunku pracy, które przyczynia się do powstania przychodu do opodatkowania po stronie pracowników. Spółka jest zdania, że przekazana pracownikowi karta podarunkowa jest formą darowizny i podlega pod opodatkowanie podatkiem od spadków i darowizn. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przyznał rację spółce i uznał jej stanowisko za prawidłowe. Przychód powstały z przekazania karty podarunkowej nie jest zaliczany do podstawy naliczania zaliczek na podatek dochodowy i składek na ZUS. W tej sytuacji obowiązkiem pracownika jest rozliczenie otrzymanej darowizny.
Karty podarunkowe – czy mogą stanowić koszt podatkowy?
Organy podatkowe w większości są zdania, że zakup kart podarunkowych może być dla przedsiębiorcy kosztem podatkowym, ponieważ wydatek poniesiony na zakup kart podarunkowych przyczynia się do wzmocnienia więzi pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem. Dodatkowo przekazanie kart podarunkowych pracownikom przyczynia się do poprawy atmosfery w pracy, co może przełożyć się na większe zaangażowanie pracowników w wykonywanie codziennych obowiązków służbowych. Pracownicy pracują wydajniej, czują się bardziej związani z firmą, a to może przyczynić się do zwiększenia przychodów w przedsiębiorstwie. Zgodnie z przepisami wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej, jeżeli służą osiąganiu przychodów lub zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Zakup kart podarunkowych dla pracowników spełnia ten warunek. Potwierdza to również Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej o nr 0111-KB2-3.4010.15.2018.3.KK z dnia 21 czerwca 2018 roku. Dyrektor napisał w niej między innymi, że karty podarunkowe dla pracowników zakupione ze środków obrotowych przedsiębiorstwa mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ świadczenia tego typu przyczyniają się do budowania dobrych relacji pomiędzy pracownikami, a pracodawcą. Ponadto motywują pracowników do lepszej, bardziej wydajnej i efektywniejszej pracy.
Podsumowanie
Jedną z bardziej popularnych inwestycji w pracownika jest zakup przez pracodawcę kart podarunkowych. Wydatek poniesiony na ich kupno powinien być właściwie udokumentowany oraz rozliczony w zależności od rodzaju środków zainwestowanych na ich zakup. Jeżeli karty podarunkowe zostaną zakupione z ZFŚS, to wtedy wartość karty wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika, a to wiąże się z poborem zaliczki na podatek dochodowy. Natomiast, jeżeli przedsiębiorca przeznaczył na zakup kart dla pracowników środki własne firmy, to wtedy, jeżeli stanowią one przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń to również podlegają pod opodatkowanie podatkiem dochodowym. Przekazanie kart podarunkowych w drodze darowizny nie jest objęte zapłatą podatku dochodowego i poborem zaliczki. Zakup kart podarunkowych może być dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów, ale tylko po spełnieniu określonych warunków. Przede wszystkim przedsiębiorca musi udowodnić, że wydatek był potrzebny do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zakup kart podarunkowych ze środków ZFŚS nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu. W tym przypadku kosztem jest odpis dokonywany na Fundusz Świadczeń.
