Faktury dla szkół i przedszkoli

Przyzwyczailiśmy się już do zmian w przepisach. Trzeba się jedynie zapoznawać z nowelizacjami i wprowadzać je w życie. Od 1 stycznia 2017 roku każda faktura sprzedażowa przygotowywana dla gminnych jednostek organizacyjnych musi mieć podwójne dane. Nie wystarczą dane jednostki korzystającej z usług czy nabywającej towary, kluczowe jest podanie danych gminy. Przed określenie gminne jednostki organizacyjne rozumie się jednostki albo zakłady budżetowane gminy.

Faktury dla gminnych jednostek organizacyjnych: szkół i przedszkoli

Do gminnych jednostek organizacyjnych zaliczamy szkołę, przedszkole, Gminny Ośrodek Opieki Społecznej (GOPS), Ośrodek Sportu i Rekreacji (OSiR), Zakład Usług Komunalnych (ZUK) i inne. Specustawa o centralizacji na podstawie art. 3 wydana 1 stycznia 2017 roku informuje, że faktury wystawiane do wyżej wymienionych jednostek muszą zawierać głównie dane ich jednostki macierzystej oraz dodatkowo dane jednostek. Oznacza to, że każda faktura sprzedażowa dla szkół i przedszkoli musi mieć podwójne dane.

Wśród informacji na fakturze nie może zabraknąć pełnych danych identyfikacyjnych gminy, która jest nabywcą, a także podatnikiem VAT. W dokumencie musi widnieć nazwa, adres oraz numer NIP. Z kolei dane identyfikacyjne jednostki organizacyjnej, która funkcjonuje w imieniu gminy, zawierają nazwę oraz adres jednostki. Należy podkreślić, że dane jednostki nie mogą widnieć w miejscu wpisania danych Nabywcy. Zamiast tego stosuje się określenie „Odbiorca”. Dane jednostki mogą zostać zwarte również w „uwagach dodatkowych”. Zabrania się podawania numeru NIP jednostki gminnej.

Zobacz też: Odbiorca faktury inny niż Nabywca (np. Gmina jest Nabywcą, a szkoła Odbiorcą na fakturze)

Należy zauważyć, że na fakturze sprzedaży muszą znaleźć się wszystkie dane (przede wszystkim numer NIP) jednostek macierzystych. Z kolei dane jednostek albo zakładów budżetowych gminy również muszą znaleźć się na dokumencie, gdyż świadczenie usług albo dostawa towarów jest przeznaczona dla nich i muszą być przez te jednostki zaksięgowane. Tylko z tego względu podanie podwójnych danych jest obowiązkowe.

Numer NIP a faktura dla szkoły

Posiłkując się art. 106e ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o VAT, na fakturze dla szkoły musi występować:

• numer używany do identyfikacji podatkowej (na dokumencie oznaczony jako „NIP sprzedawcy” oraz „NIP nabywcy”),
• numer wykorzystywany przez nabywcę towarów albo usług do identyfikacji podatkowej, albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary bądź usługi.

Podanie na fakturze danych nabywcy, a przede wszystkim numeru NIP wymaga od podmiotu rejestracji w urzędzie skarbowym jako „podatnika VAT czynnego”, który co miesiąc składa deklarację VAT-7. Gmina jest klasyfikowana jako taki podmiot (art. 106e ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o VAT).

Faktura oprócz numeru NIP musi zawierać także nazwą gminy i jej adres.

Reasumując, na fakturze w miejscu przeznaczonym na nabywcę mogą występować tylko dane gminy, która jest podatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym. Z kolei dane jednostki: szkoły lub przedszkola (bez NIP) muszą pojawić się w zakładce „Odbiorca”. Na fakturze widnieje nazwa jednostki albo zakładu budżetowego gminy wraz z adresem.

Takie same zasady wystawiania faktur dotyczą gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych oraz zakładów budżetowych.

PRZYKŁAD 1
Dyrektor gminnej szkoły w dniu 9 stycznia 2021 roku brał udział szkoleniu dotyczącym zasad centralizacji rozliczeń podatku VAT w gminie. Po szkoleniu otrzymał fakturę z tytułu nabycia usług kształcenia zawodowego. W fakturze w miejscu wpisania „Nabywcy” znajdują się dane Gminy, jej adres oraz NIP. Z kolei w rubryce „Odbiorca” widnieją dane szkoły, a wśród nich nazwa i adres. Szkoła ma przyznany numer NIP, jednak zgodnie z przepisami wprowadzonymi 1 stycznia 2017 roku nie zostaje on podany na fakturze.

NIP szkoły jest używany jedynie w celach podatkowych (rozliczenie PIT i ZUS), a nie rozliczania podatku VAT.

Powyższe stanowisko jest uwarunkowane ustawą wydaną dnia 5 września 2016 roku o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług i dokonywania zwrotu środków publicznych dedykowanych na wykonywanie projektów finansowych z wykorzystaniem środków uzyskanych z budżetu Unii Europejskich albo od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (DzU z 2016 r., poz. 1454).

Jeżeli w fakturze przygotowanej dla szkoły po 1 stycznia 2017 roku pojawi się numer NIP jednostki albo zakładu budżetowego gminy dokument jest niepoprawnie wystawiony, a podmiot świadczący usługi czy sprzedający towary musi liczyć się z nałożeniem sankcji karno-skarbowych.

Data publikacji: 2022-11-10, autor: FakturaXL