Rozpoczął się czas rocznych zeznań podatkowych. Coraz większa ilość podatników wysyła zeznanie w wersji elektronicznej. Dokumentem potwierdzającym złożenie deklaracji podatkowej lub wysłania pliku JPK jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
jest potwierdzeniem dokonania wysyłki deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego lub deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych do ZUS-u. UPO może być wygenerowane w formacie XML lub PDF. Dotyczy jedynie deklaracji złożonych elektronicznie. Po wysyłce dokumentu podatnik otrzymuje unikalny numer referencyjny składający się z 32 znaków na podstawie, którego może sprawdzić status wysłanej deklaracji. UPO potwierdza, że deklaracja została złożona poprawnie i jest to jedyne potwierdzenie złożenia zeznania podatkowego oraz innych deklaracji.
Odbiór UPO
Wysłanie dokumentu nie zawsze oznacza, że został on złożony. Wygenerowany przez system numer referencyjny nie jest numerem UPO i nie oznacza, że dokument został poprawnie wysłany. Dopiero odebranie statusu „200” – „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO lub Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO” oznacza, że deklaracja została prawidłowo złożona. Oprócz komunikatu „200” mogą ukazać się jeszcze inne, które oznaczają:
status „300” – nie ma dokumentu
status z grupy „400” – dokument nie został prawidłowo złożony, co oznacza, że deklaracja nie będzie podlegała dalszej obsłudze i nie zostanie przekazana do urzędu skarbowego w niej wskazanego
status „301”, „302”, „303” – dokument jest nadal przetwarzany. Urzędowe Poświadczenie Odbioru możliwe jest do pobrania zaraz po uzyskaniu pozytywnej weryfikacji złożonej deklaracji (pojawienie się statusu „200”).
Kiedy nie można pobrać UPO?
Podczas wysyłki deklaracji może zdarzyć się, że podatnik nie otrzyma UPO i wyświetli mu się komunikat o innym statusie niż „200”.
Najczęściej powtarzające się błędy podczas wysyłki deklaracji
Kod błędu
Co oznacza błąd?
Jak rozwiązać błąd?
402 brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji
Podatnik nie złożył pełnomocnictwa lub upoważnienia na osobę, która zleca wysyłkę deklaracji za pomocą swojego podpisu
Aby przesyłka przeszła konieczne jest złożenie na osobę zlecającą wysyłkę druku UPL-1
404 dokument z nieważnym certyfikatem
Deklaracja została podpisana przy pomocy podpisu kwalifikowanego, którego okres ważności minął
Należy przedłużyć ważność podpisu kwalifikowanego
411 weryfikacja negatywna – w systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim identyfikatorem podatkowym
Deklaracja już została złożona z danym identyfikatorem podatkowym
Należy zweryfikować, czy deklaracja rzeczywiście już została złożona, np.: przy pomocy kontaktu z US
414 weryfikacja negatywna – błąd danych identyfikacyjnych
Deklaracja została podpisana za pomocą błędnych danych autoryzacyjnych, tj. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP-ie, numerze PESEL lub kwocie przychodu
Należy zweryfikować w szczególności czy podana jest właściwa kwota przychodu oraz czy pozostałe dane są właściwe
Co w sytuacji kiedy podatnik zapomni wygenerować UPO?
Podatnik nie ma obowiązku drukowania ani przechowywania wygenerowanego UPO w formie papierowej. Dokument może być przechowywany elektronicznie w programie księgowym lub na prywatnym dysku. Brak wydrukowanego poświadczenia nie jest błędem i jeżeli dokument jest do pobrania w programie, na którym sporządzana była deklaracja, to podatnik nie naraża się na żadne przykre konsekwencje. Podatnik, u którego status wysyłki został określony kodem „200” nie powinien obawiać się, że nie będzie miał możliwości wydrukowania UPO w późniejszym terminie, nawet jeżeli od wysyłki minął dłuższy okres czasu.
Brak UPO – nr referencyjny
Podatnik, który zapomniał pobrać UPO, ale zna numer referencyjny wysyłki deklaracji, to może go pobrać ze strony Ministerstwa Finansów pod adresem: https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/jpk-client/Status Wystarczy, że wprowadzi numer referencyjny deklaracji w pole przeznaczone do tego i następnie wciśnie guzik: „Wyświetl” (format PDF), „Pobierz” (format XML).
Sprawa komplikuje się bardziej jeżeli nie jest znany numer referencyjny, a podatnik ma wątpliwości do tego, czy udało mu się wysłać deklarację. W takiej sytuacji ma dwa wyjścia. 1. może skontaktować się z działem technicznym systemu e-deklaracje (info.e-deklarcje@mf.gov.pl) i poprosić o podanie numeru referencyjnego. W tej sytuacji powinien podać dane autoryzacyjne (PESEL/NIP), rodzaj wysłanej deklaracji, datę zlecenia wysyłki deklaracji 2. może skontaktować się z urzędem skarbowym i poprosić o ustalenie, czy deklaracja została dostarczona. Urząd na prośbę podatnika może sporządzić odpłatnie kopię deklaracji (podstawa: art. 178 par. 3 Ordynacji podatkowej).
Jak pobrać UPO w programie Faktura XL?
Program Faktura XL pozwala na generowanie oraz wysyłkę plików JPK_V7M, JPK_V7K oraz deklaracji VAT-UE bezpośrednio z programu. Dokument UPO można pobrać w tym samym miejscu, na górnej szare listwie należy kliknąć w "Raporty" (1) i wybrać odpowiedni plik JPK lub Raport np. plik "JPK_V7K" (2), a następnie kliknąć w przycisk "Pobierz UPO" (3). Dokument UPO jest w formacie PDF, który można zapisać i przechowywać w formie elektronicznej lub wydrukować.
