Kiedy można przejść na kwartalne rozliczanie VAT?
Podatnicy VAT mogą skorzystać z kwartalnego systemu rozliczeń, o ile spełniają określone warunki. Przede wszystkim dotyczy to tzw. małych podatników, czyli przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto nie przekroczyła równowartości 2 000 000 euro w poprzednim roku podatkowym. W 2024 roku limit ten wynosił 9 218 000 zł, natomiast w 2025 roku obniżono go do 8 569 000 zł.
Dodatkowym warunkiem jest upływ co najmniej 12 miesięcy od momentu rejestracji do VAT. Nowi podatnicy przez pierwszy rok działalności muszą rozliczać się w systemie miesięcznym. Warto również zaznaczyć, że przedsiębiorcy, którzy często dokonują transakcji objętych szczególnymi regulacjami (np. import towarów), mogą nie mieć możliwości skorzystania z kwartalnego rozliczania VAT.Kto nie może rozliczać VAT kwartalnie?
Nie wszyscy przedsiębiorcy mogą skorzystać z kwartalnego rozliczania VAT. Ustawodawca przewidział pewne ograniczenia, które wykluczają taką możliwość w przypadku:- nowych podatników (przez pierwszych 12 miesięcy działalności),
- firm, które w danym kwartale lub w czterech poprzednich kwartałach dokonały dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (chyba że ich wartość nie przekroczyła 50 000 zł w żadnym miesiącu),
- przedsiębiorców dokonujących importu towarów na zasadach określonych w art. 33a ust. 1 ustawy o VAT,
- firm, które nie zapewniły klientom możliwości płatności bezgotówkowej, co jest obowiązkiem wynikającym z Prawa przedsiębiorców.
Korzyści wynikające z kwartalnego rozliczania VAT
Przedsiębiorcy decydujący się na kwartalne rozliczanie VAT mogą czerpać liczne korzyści, które przekładają się na większą elastyczność finansową oraz uproszczenie formalności podatkowych:- więcej czasu na rozliczenie podatku - podatnicy mają możliwość odliczania VAT z faktur kosztowych w kwartale ich otrzymania lub w jednym z dwóch kolejnych kwartałów; dla przykładu, faktura z kwietnia może zostać rozliczona w II, III lub IV kwartale, co minimalizuje konieczność składania korekt w przypadku spóźnionych dokumentów,
- łatwiejsze korygowanie błędów - błędy w rozliczeniach można skorygować w ramach tego samego okresu kwartalnego bez konieczności składania dodatkowych korekt deklaracji JPK_V7K; w przypadku rozliczeń miesięcznych każda nieprawidłowość wymaga natychmiastowej korekty za dany miesiąc, co bywa bardziej czasochłonne,
- mniej formalności - podatnicy składają deklaracje podatkowe co trzy miesiące, co oznacza rzadszą konieczność wypełniania i przesyłania dokumentów do urzędu skarbowego; mimo to, co miesiąc wymagane jest przesyłanie części ewidencyjnej JPK_V7K, a po zakończeniu kwartału – pełnej deklaracji,
- możliwość skorzystania z metody kasowej - podatnicy rozliczający VAT kwartalnie mogą stosować metodę kasową, dzięki której podatek należny wykazuje się dopiero w okresie, w którym kontrahent dokonał zapłaty. Pozwala to na lepsze zarządzanie płynnością finansową firmy.
Jak przejść na kwartalne rozliczanie VAT?
Zmiana formy rozliczania VAT wymaga aktualizacji zgłoszenia VAT-R. W formularzu należy zaznaczyć odpowiednie opcje, wskazując kwartał i rok, od którego podatnik zamierza korzystać z kwartalnych rozliczeń. Wniosek trzeba złożyć najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który przedsiębiorca chce pierwszy raz rozliczać się kwartalnie.
Warto także skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby upewnić się, że wszystkie formalności zostały dopełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przeciwnym razie przedsiębiorca może narazić się na niepotrzebne komplikacje związane z niewłaściwym sposobem rozliczania podatku VAT.
Harmonogram zgłoszeń w 2025 roku:- 25 lutego – dla I kwartału,
- 25 maja – dla II kwartału,
- 25 sierpnia – dla III kwartału,
- 25 listopada – dla IV kwartału.
Metoda kasowa a kwartalne rozliczanie VAT
Małym podatnikom przysługuje również możliwość stosowania metody kasowej, w której obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie otrzymania zapłaty od kontrahenta. Aby skorzystać z tej metody, należy wybrać odpowiednią opcję w zgłoszeniu VAT-R.
Przedsiębiorcy stosujący metodę kasową zobowiązani są do oznaczania faktur sprzedaży adnotacją "metoda kasowa". Dodatkowo muszą pamiętać o składaniu plików JPK_V7K co miesiąc, mimo że podatek VAT rozliczają dopiero po zakończeniu kwartału.Konsekwencje zmiany na kwartalne rozliczenie VAT
Przejście na kwartalne rozliczanie VAT wiąże się z:- odroczeniem zapłaty podatku VAT do końca kwartału,
- koniecznością comiesięcznego przesyłania pliku JPK_V7K,
- możliwością późniejszego otrzymania zwrotu nadwyżki VAT,
- obowiązkiem dostosowania systemu księgowego do nowego sposobu rozliczeń.
Zaletą kwartalnego rozliczania VAT jest możliwość lepszego zarządzania przepływami finansowymi. Jednak przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że późniejsze rozliczanie podatku może także wpłynąć na płynność finansową w dłuższej perspektywie, zwłaszcza jeśli firma często korzysta z odliczeń VAT.
Podatnik może zrezygnować z kwartalnego rozliczania VAT po upływie czterech kwartałów stosowania tej metody. Zmiana formy rozliczeń jest konieczna także w przypadku utraty statusu małego podatnika, co może wymusić powrót do miesięcznego rozliczania VAT.Podsumowanie
Zmiana rozliczania VAT z miesięcznego na kwartalny może być korzystnym rozwiązaniem dla małych przedsiębiorców, pozwalającym na lepsze zarządzanie przepływami finansowymi. Należy jednak pamiętać o spełnieniu określonych warunków oraz konieczności dostosowania procedur księgowych do nowego systemu rozliczeń. Warto także przeanalizować wpływ tej zmiany na działalność firmy, aby uniknąć ewentualnych problemów związanych z płynnością finansową i obowiązkami podatkowymi.
Data publikacji: 2025-02-23, autor: FakturaXL
