Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mający potrzebę zatrudniania pracowników często obawiają się wszelkich formalności jakich musieliby dopełnić w związku z powierzeniem pracy innym osobom oraz opłat związanych z zatrudnieniem. Poniżej omówienie poszczególnych etapów zatrudnienia i obowiązków, a także podstawowych opłat jakich musi dopełnić przedsiębiorca zatrudniający pracowników.
Zanim pracownik zostanie dopuszczony do pracy, to musi najpierw podpisać umowę o pracę lub pisemne potwierdzenie ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę, o ile umowa posiada inną formę niż pisemna (art. 29 par. 2 Kodeksu pracy). Jeżeli pracodawca zaniedba ten obowiązek, to musi liczyć się z nałożeniem na niego kary grzywny od 10 000 zł do 30 000 zł. Jeżeli zatrudnionym jest osoba na część etatu, to dodatkowo umowa powinna zawierać oprócz podstawowych danych, informację o dopuszczalnej liczbie godzin pracy, które nie mogą stanowić godzin nadliczbowych, z którymi wiązałoby się dodatkowe wynagrodzenie. Mówi o tym art. 151 par. 5 Kodeksu pracy.
Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1.
Badania lekarskie oraz szkolenie BHP
Przed podjęciem pracy pracownik musi wykonać podstawowe badania, aby można było ustalić, czy nadaje się do pracy na określonym stanowisku. Na podstawie badań lekarz wydaje zaświadczenie potwierdzające lub nie, możliwość zatrudnienia. Jeżeli osoba ubiegająca się o zatrudnienie posiada aktualne badania lekarskie z poprzedniego zakładu pracy, a warunki pracy są takie same, to pracodawca nie musi koniecznie kierować takiej osoby na badania, pod warunkiem, że przerwa pomiędzy jednym, a drugim zatrudnieniem jest krótsza niż 30 dni.
Kolejnym etapem, który powinien zaliczyć kandydat na pracownika jest udział w szkoleniu z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) na określonym stanowisku. Szkolenie musi być zakończone wydaniem zaświadczenia potwierdzającego jego odbycie. Ważnym elementem jest przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego.
Ustalenie wynagrodzenia za pracę
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi wynagrodzenia za wykonywaną pracę co najmniej w wysokości ustalonej na dany rok stawki minimalnej. W 2022 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 3 010 zł brutto. W przypadku zatrudnienia na część etatu, wynagrodzenie powinno być wyliczone proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeżeli więc pracownik został zatrudniony na 1/8 etatu, to jego wynagrodzenie nie może być niższe od kwoty 376,25 zł. Pomocnym narzędziem służącym do wyliczenia całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika jest kalkulator wynagrodzeń.
Zgłoszenie do ZUS-u
Każdy zatrudniony pracownik musi zostać zgłoszony do ubezpieczeń społecznych ZUS na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku do ubezpieczeń, czyli od daty rozpoczęcia stosunku pracy.
Część składek finansuje pracodawca z własnych środków, a część potrącana jest pracownikowi bezpośrednio z jego wynagrodzenia. Jeżeli przychód pracownika w skali miesiąca nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia, to nie opłaca się składki na Fundusz Pracy.
Wysokość składek odprowadzanych na ZUS
Ubezpieczenie
Pracownik
Pracodawca
Emerytalne
9,76%
9,76%
Rentowe
1,5%
6,5%
Chorobowe
2,45%
-
Wypadkowe
-
1,67%
Zdrowotne
9%
-
FP
-
2,45%
FGŚP
-
0,1%
RAZEM:
22,71%
20,48%
Wysokość stawki na ubezpieczenie wypadkowe ustalana jest w każdym roku i obowiązuje od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku. W 2022 roku jej wysokość wynosi 1,67%. Pracodawca ma obowiązek wykazania naliczonych składek w raporcie ZUS RCA, który powinien dołączyć do składanej deklaracji DRA w terminie do 20 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Termin ten dotyczy płatników składek będących przedsiębiorcami opłacającymi składki wyłącznie za siebie oraz przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej, którzy zatrudniają innych ubezpieczonych, w tym również spółki osobowe. W tym samym terminie pracodawca ma obowiązek opłacić należne składki. Po zakończeniu roku w terminie do końca lutego, pracodawca musi przekazać pracownikowi informację o pobranych składkach od wynagrodzenia za poprzedni rok, a także o wypłaconych świadczeniach chorobowych.
PRZYKŁAD Pracownik został zatrudniony z dniem 1 maja. Pracę rozpoczął 4 maja. Z jakim dniem pracodawca powinien zgłosić go do ZUS-u?
Odpowiedź: Pomimo, że pracownik rozpoczął swoje obowiązki dopiero w dniu 4 maja, to dniem rozpoczęcia stosunku pracy jest dzień 1 maja i dlatego zgłoszenie musi być dokonane z tym dniem. Deklaracja zgłoszeniowa powinna zostać wysłana najpóźniej do dnia 8 maja.
Obowiązek przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)
Pracownik, który przepracuje 3 miesiące i jest w wieku 18 – 55 lat zostaje automatycznie zgłoszony do PPK. Jeżeli przed upływem 3 miesięcy nie złoży rezygnacji z uczestnictwa w programie, to w takiej sytuacji pracodawca musi podpisać umowę o zarządzanie PPK z jedną z instytucji finansowych i umowę o prowadzenie konta dla danej osoby. Rachunek PPK zasilany jest zarówno wpłatami samego uczestnika, jak i pracodawcy. Wpłaty mogą być dokonywane w stawce podstawowej. Można też dokonywać wpłat dodatkowych. Wysokość opłat kształtuje się następująco:
Obowiązkowe
Dobrowolne
Razem
Pracownik
2%
maks. 2%
maks. 4%
Pracodawca
1,5%
maks. 2,5%
maks. 4%
Maksymalna wartość wpłat dokonywanych na PPK może wynieść 8% wynagrodzenia będącego podstawą naliczania składek emerytalno-rentowych. Osoby, których wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności wynagrodzenia minimalnego mogą mieć obniżoną wpłatę podstawową do wysokości 0,5% wynagrodzenia, co oznacza, że prawo do obniżenia wpłaty do PPK części finansowanej przez pracownika zależy od wysokości osiągniętego przez niego wynagrodzenia. Ma to znaczenie w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które mogą złożyć deklarację o obniżeniu wpłaty podstawowej o ile ich wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności wynagrodzenia minimalnego, ponieważ pensja takiej osoby nie jest przeliczana do pełnego etatu. Pracodawca ma obowiązek każdego miesiąca tworzyć deklarację rozliczeniową za pracownika zgłoszonego do PPK, w której wykazuje wysokość naliczonych opłat. Wysyłka deklaracji oraz wpłaty muszą być przekazane do dnia 15 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Zaliczki na podatek dochodowy i zeznania roczne
Pracodawca zobowiązany jest do miesięcznego naliczania i odprowadzania za pracownika zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4) w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczek na podatek dochodowy nie odprowadza się za pracowników do 26 roku życia zatrudnionych na umowę o pracę, chyba, że pracownik złoży u pracodawcy oświadczenie, że chce dokonywać wpłat. Po zakończonym roku pracodawca musi za pracownika sporządzić i złożyć do urzędu skarbowego deklaracje podatkowe. Ma na to czas do 31 stycznia. Należy do nich:
PIT-11 - informacja o dochodach i pobranych zaliczkach. Składa się ją także za pracownika, za którego nie były odprowadzane zaliczki na podatek dochodowy. Deklaracja PIT-11 musi zostać przekazana pracownikowi w terminie do końca lutego
PIT-4R - zbiorcza informacja o pobranych zaliczkach za pracowników.
Akta osobowe pracownika zatrudnionego na 1/8 etatu
Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia za każdego pracownika, również tego zatrudnionego na niepełny etat, teczki z aktami osobowymi, w której powinna znaleźć się cała dokumentacja pracownicza. Zarówno akta osobowe, jak i dokumentacja pracownicza mogą być sporządzone i przechowywane w wersji papierowej lub elektronicznej przez kres 10 lat.
Dokumentacja pracownicza powinna zawierać między innymi takie dokumenty, jak:
dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy
wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego
listę zawierającą wypłacone wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, a także wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
kartę ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej lub ewidencję wypłat ekwiwalentu za używanie własnego obuwia i odzieży, ich pranie i konserwację.
Podsumowanie
Pracodawca zatrudniając pracownika i podpisując z nim umowę bierze na siebie szereg obowiązków. Bez znaczenia jest fakt, czy zatrudniony pracownik wykonuje prace w pełnym wymiarze czasu pracy, czy też w niepełnym. Do najważniejszych obowiązków należy zaliczyć przede wszystkim podpisanie umowy o pracę, odprowadzenie składek na ZUS i zaliczek na podatek dochodowy, a także prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
