Wydawanie zewnętrzne jest jednym z podstawowych dokumentów magazynowych i służy do dokumentowania wydanych materiałów bądź towarów z magazynu. Można określić go mianem pokwitowania dóbr, które otrzymał od przedsiębiorstwa kontrahent (sprzedaż). Dokument ten jest wystawiany przed fakturą VAT, która dotyczy tych samych towarów lub materiałów. Należy pamiętać, że faktura VAT lub inny dokument potwierdzający sprzedaż, dotyczący danego dowodu WZ musi zostać wystawiony w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od dany wystawienia dokumentu wydania zewnętrznego. Z kolei nie ma obowiązku wystawiania dowodu WZ do każdej faktury VAT.

Dokument WZ ma zastosowanie w obrocie magazynowym, nie jest on jednak dokumentem księgowym, a jedynie potwierdzającym rozchód towarów bądź materiałów. Chociaż istnieje wyjątek od tej zasady, a mianowicie jeśli odbiorca wykona obrót towarem, który otrzymał, dokument WZ traktowany jest jako dowód księgowy. W każdym innym przypadku dokument WZ nie może stanowić podstawy do księgowania w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

Dokument wydanie zewnętrzne musi w pierwszej kolejności zawierać kolejny numer dokumentu wraz z datą oraz miejscowością w której został on wydany. Nie może zabraknąć informacji z datą wydania towaru lub materiału z magazynu, gdyż może ona różnić się od daty wystawienia dokumentu. Należy zawrzeć informację o oznaczeniu towaru lub materiału wraz ze wskazaniem ceny jednostkowej. Dokument WZ zawiera również wiadomość o ilości towaru lub materiału, jaka została wydana. Nie sposób przeoczyć danych wystawcy oraz odbiorcy (imię i nazwisko, nazwa przedsiębiorstwa wraz z adresem, numer NIP oraz REGON). Już jaki ostatni element, czytelny podpis osoby posiadającej upoważnienie do wystawienia dokumentu WZ.
Dokument WZ zawsze wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, z czego jeden zostaje w przedsiębiorstwie na dowód wydania towarów lub materiałów z magazynu.
Dowód WZ powoduje pomniejszenie ilości towarów i materiałów w magazynie i nie może być wystawiony dla dóbr, których w danym momencie nie ma (a mają się pojawić w niedalekiej przyszłości), gdyż zaburzyłoby to funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Aby przedsiębiorstwo właściwie funkcjonowało nie może zabraknąć dokumentacji magazynowej, która w dużej mierze opiera się na dokumencie wydania zewnętrznego WZ. Sposób prowadzenia dokumentacji magazynowej jest indywidualną decyzją kierownika jednostki bądź właściciela.
Oto pozostałe dokumenty biorące udział w ruchu magazynowym: PZ – przyjęcie zewnętrzne, PW – przyjęcie wewnętrzne, MM – przesunięcie międzymagazynowe, dokumenty te odpowiadają za przychód materiałów lub towarów. Dokumenty rozchodu towarów to wspomniane wcześniej WZ, potocznie nazywany wuzetką, RW – rozchód wewnętrzny, a także MM - przesunięcie międzymagazynowe.