Nota uznaniowa zwana również kredytową jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę w celu poinformowania nabywcy o zmianach dotyczących faktury, a mianowicie anulowaniu określonej części należności. Nota wystawiana jest z tytułu przyznanych rabatów i upustów, również w sytuacji gdy nastąpił zwrot towarów. Nota uznaniowa wystawiona będzie w razie zaistnienia jakichkolwiek wad w produkcie lub wykonanej usłudze oraz w wypadku zapłaty odszkodowania, które może zostać naliczone w zamian za zerwaną umowę bądź też długoterminowego zalegania ze spłata należności.
W kilku słowach, czym jest nota księgowa. Nota księgowa jest dokumentem umożliwiającym obciążenie, a także uznanie obciążenia między stronami biorącymi udział w operacji gospodarczej. Nota księgowa bez żadnych problemów może widnieć w księgach rachunkowych, oczywiście jeśli jest prawidłowo wystawiona. Co za tym idzie nota księgowa stanowi dowód księgowy i na jej podstawie można uzupełnić dane w księdze przychodów i rozchodów, choć w niektórych przypadkach musi być potwierdzona umową lub też wyciągiem bankowym (w sytuacji kiedy nie została otrzymana od kontrahenta bądź temu kontrahentowi przekazana).

Do wystawienia noty uznaniowej upoważniona jest strona, która winna jest należność za określone dobra bądź usługi. W konsekwencji zaistniałych przyczyn bądź zdarzeń, kwota ta zostaje pomniejszona. Nota uznaniowa nie jest dokumentem sformalizowanym, tak jak na przykład faktura VAT, a ich celem jest udokumentowanie zdarzeń gospodarczych, które nie są objęte podatkiem VAT. Warto wiedzieć, iż strony, których dotyczy określone zdarzenia mogą się między sobą umówić kto będzie wystawiał notę. W wypadku, kiedy zdecyduje się na to dłużnik to mamy do czynienia z notą uznaniową, a jeżeli podatnik (wierzyciel) nota będzie tytułowana obciążeniowa.

Przepisy prawa nie wyznaczają ścisłych norm dotyczących sporządzania noty uznaniowej, jednak istnieje szereg danych oraz informacji, które musi zawrzeć kontrahent, tak jak w przypadku tworzenia każdego innego dokumentu księgowego. Do podstawowych cech należą między innymi określenie rodzaju dokumentu wraz z jego kolejnym numerem, data wraz z miejscowością w której nota została wystawiona. Nie może zabraknąć danych dotyczących przedsiębiorstwa i nabywcy (imiona, nazwiska bądź nazwy podmiotu oraz adresy i numery NIP). Nota uznaniowa musi zostać uzasadniona, a więc należy zawrzeć powód jej wystawienia. Należy zawrzeć również informację o wartości dokumentu, jeśli istnieje taka możliwość, określona w jednostkach naturalnych.
Każdy dokument księgowy musi zawierać podpis obu stron biorących udział w zdarzeniu, ale jako iż nota uznaniowa nie wpływa na stan aktywów, nie jest również dowodem zastępczym, podpisy nie są wymagane, a jedynie znaki umożliwiające określenie konkretnych osób.
Koniecznie zapamiętaj, iż nota uznaniowa nie jest w żadnym wypadku notę korygującą.