Od 1 stycznia 2025 roku w całej Unii Europejskiej zaczęły obowiązywać nowe przepisy dedykowane małym i średnim firmom prowadzącym działalność w kilku państwach Unii Europejskiej. Od teraz przedsiębiorcy, którzy dokonują transakcji w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej nie muszą rejestrować się do VAT w każdym państwie unijnym. Podobną zasadą objęte zostały również podmioty zagraniczne prowadzące działalność w Polsce. Czym jest procedura SME?
Procedura szczególna SME, czyli Small Medium-sized Enterprise, to procedura, dzięki której podatnicy mają możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT nie tylko w kraju, ale i za granicą. Dotyczy przedsiębiorców dokonujących sprzedaży w państwach członkowskich Unii Europejskiej, w których nie mają siedziby działalności gospodarczej. Procedura SME została wprowadzona na podstawie dyrektywy 2020/285. Celem jej wdrożenia było zmniejszenie obciążeń związanych z rejestracją podatników z UE.
Polscy przedsiębiorcy, których siedziba firmy znajduje się na terytorium Polski mają możliwość korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT pod warunkiem, że wartość ich sprzedaży nie przekracza w danym roku podatkowym wartości 200 000 zł. Powyższym przywilejem nie były objęte firmy zagraniczne, które dokonywały transakcji z polskimi podmiotami gospodarczymi, ale nie były zarejestrowane do VAT w Polsce. Podobnie jak i polski przedsiębiorca, który chciał sprzedawać za granicą, a siedziba jego firmy znajdowała się poza terytorium danego państwa członkowskiego. Podatnicy zobowiązani byli do rejestracji do VAT w każdym innym państwie UE, w którym dokonywali sprzedaży niezależnie od jej wysokości. Procedura SME została wprowadzona po to, aby ułatwić rozliczanie transakcji sprzedaży w państwach członkowskich Unii Europejskiej podmiotom działającym w sektorze MŚP. Dzięki niej wymienione podmioty otrzymały możliwość stosowania zwolnienia podmiotowego z VAT bez dodatkowej rejestracji w każdym kraju unijnym niezależnie od kraju siedziby firmy.
Procedura SME – warunki
Procedurę SME będą mogli stosować przedsiębiorcy chcący skorzystać ze zwolnienia z VAT w różnych krajach Unii Europejskiej pod warunkiem spełnienia dwóch podstawowych warunków:
limit obrotu w danym kraju – w każdym państwie unijnym, w którym przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia z VAT, obrót firmy musi być niższy od lokalnego limitu obowiązującego w danym kraju
limit obrotu w całej Unii Europejskiej – obrót firmy w całej Unii Europejskiej w roku podatkowym poprzednim i bieżącym nie może przekroczyć rocznego obrotu wynoszącego 100 000 EUR netto, nie wliczając VAT-u
uzyskanie numer EX
Przekroczenie któregokolwiek limitu oznacza utratę prawa do zwolnienia z VAT w danym kraju.
Procedura SME – na co mogą liczyć polscy przedsiębiorcy?
Procedura SME została opracowana z myślą o przedsiębiorcach, którzy chcą stosować zwolnienie podmiotowe w VAT w innym kraju członkowskim Unii Europejskiej, a ich obrót roczny ze sprzedaży w całej UE nie przekracza kwoty 100 000 EUR wliczając do tej kwoty wartość sprzedaży w Polsce. Każde państwo unijne posiada własne zasady i warunki uprawniające do korzystania ze zwolnienia z VAT, dlatego podmiot, który chce posiadać możliwość zwolnienia w danym kraju powinien najpierw zapoznać się z wysokością limitu obrotu obowiązującego w tym państwie.
Pozostałe zmiany po wprowadzeniu SME
Dodatkowo od 1 stycznia 2025 roku zmieniły się zasady liczenia wartości sprzedaży limitu 200 000 zł obowiązującego w Polsce. Według znowelizowanych przepisów do wartości sprzedaży za 2025 rok trzeba będzie doliczyć wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, a także usługi reasekuracyjne, jeżeli nie będą one posiadały charakteru transakcji pomocniczych. Procedura SME powinna być stosowana w państwach członkowskich UE począwszy od 1 stycznia 2025 roku.
Procedura SME – jak ubiegać się o zwolnienie? Obowiązki
Przedsiębiorca z Polski, który będzie chciał ubiegać się o zwolnienie w innym państwie członkowskim UE i w związku z tym będzie chciał skorzystać z procedury SME będzie zobowiązany do zawiadomienia o tym fakcie Urząd Skarbowy w Polsce. W tzw. uprzednim powiadomieniu będzie musiał wskazać państwa członkowskie UE na terenie, których będzie korzystał ze zwolnienia z VAT oraz będzie musiał podać obroty firmy za poprzedni i bieżący rok podatkowy. Dane te potrzebne są do zweryfikowania, czy podatnik mieści się w limitach uprawniających go do skorzystania ze zwolnienia z VAT w wybranych państwach członkowskich. Niektóre kraje członkowskie wymagają wskazania obrotów nawet za dwa lata wstecz przed złożeniem powiadomienia.
W celu zastosowania procedury SME podatnicy otrzymują indywidualny numer identyfikujący o oznaczeniu „EX”.
Do obowiązków przedsiębiorców będzie należało między innymi:
składanie kwartalnych informacji o osiągniętych obrotach
założenie i posiadanie konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Dla polskich przedsiębiorców w sprawach dotyczących procedury SME właściwym urzędem do obsługi jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście. Natomiast dla podatników z innych państw członkowskich Unii Europejskiej chcących skorzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce jest Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź – Śródmieście. Korzystanie z procedury szczególnej nie jest obowiązkowe. Przedsiębiorcy w dalszym ciągu mogą również rozliczać VAT w danym państwie członkowskim na zasadach ogólnych. Mogą także w jednym państwie członkowskim stosować zwolnienie z VAT, a w innym mogą rozliczać się wg zasad ogólnych. Rejestracja do procedury SME zwolnień z VAT nie oznacza, że podatnik w swoim państwie członkowskim siedziby prowadzenia działalności gospodarczej nie będzie mógł być zarejestrowany, jako czynny podatnik VAT.
Numer EX – jak go otrzymać?
Aby otrzymać numer EX przedsiębiorca musi złożyć powiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego, w którym musi podać:
dane firmy
wykaz państw, w których będzie korzystał ze zwolnienia
wysokość obrotu w Unii Europejskiej.
Zazwyczaj numer wydawany jest w terminie do 35 dni roboczych, ale czasami czas ten może się wydłużyć, np. w przypadku dodatkowych kontroli.
Procedura szczególna SME – korzyści dla podatników
Wcześniej przed 2025 rokiem podatnik współpracujący z zagranicznymi kontrahentami i dokonujący transakcji w państwach członkowskich Unii Europejskiej, którego siedziba działalności gospodarczej była poza terytorium tych państw musiał w celu rozliczenia podatku VAT zarejestrować się w każdym z tych krajów. Od stycznia 2025 roku dzięki procedurze SME mali przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT bez konieczności rejestracji osobno w każdym państwie członkowskim. Wystarczy, że zgłoszą się do procedury SME i będą składać, co kwartał informacje o uzyskiwanych obrotach, a obsługa wszystkich spraw związanych z transakcją będzie mogła odbyć się na terytorium państwa członkowskiego, w którym podatnicy posiadają siedzibę działalności gospodarczej.
Podsumowanie
Procedura SME to spore ułatwienie dla podatników w kwestii rozliczeń podatkowych w Unii Europejskiej. Dzięki procedurze szczególnej firmy nie muszą już rejestrować się do VAT w każdym państwie unijnym, w którym dokonują sprzedaży. Z rozwiązania mogą skorzystać przedsiębiorstwa z sektora MŚP działające na rynku transgranicznym.
