Nie istnieje gotowy wzór służący do wystawiania dowodów KW, dokument ten nie różni się niczym od dowodu KP (kasa przyjęła). Zostaje on stworzony zgodnie z wytycznymi ustawy o rachunkowości, dotyczących wystawiania dowodów księgowych lub w przypadku funkcjonowania uproszczonej księgowości przedsiębiorstwa. Jako pierwsze muszą wystąpić podstawowe dane firmy, która wypłaca gotówkę, a więc imię i nazwisko, bądź nazwa wraz z adresem i numerem NIP. Dane te mogą być wypisane ręcznie lub też naniesiona może zostać pieczątka firmowa. Nie może zabraknąć informacji kto jest odbiorcą wypłacanej sumy pieniędzy, a więc czy jest to kontrahent, pracownik czy też dostawca. Wystawiając dokument KW należy zawrzeć dane dotyczące miejscowości oraz daty. Kolejną niezbędną informacją jest numer kolejny KW, który zapewni rzetelność w dokumentacji firmy. Następna wiadomość to określenie na co konkretna kwota została wypłacona z kasy wraz z uwzględnieniem jej wartości. Dokument ten nie będzie kompletny bez podpisu, zarówno osoby, która wystawiła dokument, a więc wypłaciła gotówkę z kasy, jak również bez podpisu osoby, która daną sumę przyjęła.
Dowód KW zostanie wystawiony w momencie dokonania zapłaty za fakturę lub na przykład wypłaty dostawcy zaliczki na poczet przyszłych zamówień.

Dowód wypłaty KW nie jest dokumentem skomplikowanym, stąd kilka opcji dotyczących wystawiania go. Jako pierwsza istnieje możliwość skorzystania z gotowego bloczku, który można zakupić w sklepie stacjonarnych lub internetowym. Następnie można przygotować samodzielnie wzór, albo skorzystać z gotowego, które dostępne są na Internecie. Jednak do najpopularniejszych rozwiązań należy generacja z programu do fakturowania, który jest ściśle do tego przystosowany.
Ostatnia opcja cieszy się największą popularnością w związku z oszczędnością dla przedsiębiorstwa, a także z ekologicznego punktu widzenia. Dokument ten może być przechowywany w bazie danych i w każdej chwili może zostać on wydrukowany.

Każde przedsiębiorstwo oprócz dokumentów potwierdzających obrót gotówkowy (KW, KP), muszą posiadać również ewidencję obrotu bezgotówkowego (na przykłady dowody zapłaty bądź też potwierdzenia przelewów bankowych).