Jak rozliczyć w spółce oprocentowaną pożyczkę dla pracownika?

W wielu spółkach udzielanie oprocentowanych pożyczek pracownikom ze środków obrotowych jest popularną praktyką. Stanowi ona formę wsparcia finansowego, która może być korzystna zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Jednak aby rozliczyć taką pożyczkę zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami księgowości, konieczne jest uwzględnienie kilku kluczowych aspektów. Jak prawidłowo rozliczać oprocentowaną pożyczkę pracowniczą oraz w jakich sytuacjach może ona stanowić przychód ze stosunku pracy?

Odpłatność i charakter pożyczki

Umowa pożyczki może być odpłatna lub nieodpłatna, w zależności od ustaleń między stronami. Jeśli umowa przewiduje odsetki, pracownik będzie zobowiązany do ich spłaty. Pożyczka jest umową konsensualną, co oznacza, że jej zawarcie następuje poprzez zgodne oświadczenia woli obu stron i wchodzi w życie w momencie podpisania umowy.

Teoretycznie każdy pracownik może złożyć wniosek o pożyczkę. Pracodawca ma jednak prawo ustalić kryteria, które należy spełnić, aby uzyskać pożyczkę, np. odpowiedni staż pracy. W większości przypadków, o pożyczkę mogą ubiegać się tylko osoby zatrudnione na umowę o pracę.

Pożyczki udzielane pracownikom mogą być finansowane z różnych źródeł, w tym z:

• Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
• środków obrotowych firmy,
• kas zapomogowo-pożyczkowych,
• opodatkowanie pożyczki od pracodawcy.

Zaciągnięcie pożyczki podlega opodatkowaniu od czynności cywilnoprawnych (PCC). Stawka podatku wynosi 0,5% wartości pożyczki. Jednak zgodnie z art. 9 pkt 10 lit. e ustawy o PCC, umowa pożyczki zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem jest zwolniona z podatku, jeśli przynajmniej jedna ze stron jest opodatkowana podatkiem VAT lub zwolniona z tego podatku.

Co ważne, pożyczka sama w sobie nie jest obciążona składkami na ZUS ani podatkiem dochodowym, ponieważ ma charakter zwrotny. Jeśli jednak pracodawca umorzy odsetki od pożyczki, odsetki te będą stanowiły przychód, który podlega opodatkowaniu i składkom ZUS.

Księgowanie pożyczki – Konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami”

W momencie udzielenia pożyczki pracownikowi, jej ewidencja odbywa się na koncie 234 „Inne rozrachunki z pracownikami”. Jest to konto, które funkcjonuje podobnie jak inne konta rozrachunkowe, a jego zadaniem jest rejestrowanie należności i zobowiązań wynikających z różnych świadczeń pozapłacowych, w tym udzielonych pożyczek.

Mechanizm księgowania opiera się na zasadzie dwustronnej ewidencji, gdzie:

• strona Dt (Debet) – wykazuje należności, czyli kwotę udzielonej pożyczki, oraz jej spłaty,
• strona Ct (Kredyt) – wykazuje zobowiązania, czyli kwotę pożyczki oraz spłaty zobowiązań.

Saldo na tym koncie może występować zarówno po stronie debetowej (należności), jak i kredytowej (zobowiązania). Należy przy tym pamiętać, że:

• saldo Dt pojawia się w bilansie po stronie aktywów jako należności długoterminowe lub krótkoterminowe.
• saldo Ct wykazuje się w pasywach bilansu w zobowiązaniach długoterminowych lub krótkoterminowych.

Ewidencja szczegółowa do konta 234 powinna umożliwiać dokładne przyporządkowanie pożyczek do poszczególnych pracowników, tak aby łatwo było określić, jakie kwoty są jeszcze do spłacenia lub jakie odsetki naliczone.

Pożyczka a przychód pracownika

Podstawowe pytanie, które często pojawia się w kontekście pożyczek pracowniczych, dotyczy tego, czy ich udzielenie stanowi przychód dla pracownika, a co za tym idzie – czy powinien on być opodatkowany. Zgodnie z definicją zawartą w art. 720 § 1 Kodeksu cywilnego, umowa pożyczki ma charakter zwrotny, co oznacza, że udzielenie pożyczki nie wiąże się z bezpośrednim przysporzeniem majątkowym po stronie pracownika. Pracownik ma obowiązek zwrócić pożyczoną kwotę w całości, co sprawia, że samo udzielenie pożyczki nie stanowi przychodu.

Jednak w przypadku, gdy pożyczka udzielona jest na preferencyjnych warunkach, np. z niższym oprocentowaniem, mogą pojawić się wątpliwości co do przychodów z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Organy podatkowe przyjęły stanowisko, że jeżeli pożyczka udzielana jest pracownikom na jednolitych zasadach (takich samych dla wszystkich), a firma nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie udzielania pożyczek osobom fizycznym, to preferencyjne oprocentowanie nie prowadzi do powstania przychodu ze stosunku pracy.

W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0115-KDIT2.4011.687.2022.1.MD) potwierdzono, że udzielenie pracownikowi nieoprocentowanej pożyczki lub pożyczki oprocentowanej na preferencyjnych warunkach nie prowadzi do powstania przychodu ze stosunku pracy. Warunkiem jest, aby spółka nie prowadziła działalności komercyjnej w zakresie pożyczek, a zasady udzielania pożyczek były jednolite dla wszystkich pracowników.

To oznacza, że pracownik nie musi rozliczać pożyczki jako przychodu, a spółka nie ma obowiązku naliczania z tego tytułu podatku dochodowego.

Ewidencja księgowa oprocentowanej pożyczki

Kiedy spółka udziela pracownikowi pożyczki oprocentowanej, należy prawidłowo zaksięgować zarówno samą pożyczkę, jak i naliczone odsetki oraz późniejsze spłaty.

Podstawowy schemat księgowania

Udzielenie pożyczki:
Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika),
Ma konto 130 „Rachunek bieżący” / 100 „Kasa”.

Naliczanie odsetek:
Należne odsetki od pożyczki zwiększają należności pracownika wobec spółki oraz są ujmowane jako przychód finansowy.
Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika),
Ma konto 750 „Przychody finansowe”.
Spłata pożyczki (w całości lub w ratach):
Wn konto 130 „Rachunek bieżący” / 100 „Kasa”,
Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika).

W przypadku, gdy spłata pożyczki potrącana jest z wynagrodzenia pracownika, zamiast konta 130 używa się konta 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

PRZYKŁAD 1

Pan Jan Nowak zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę, zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o pożyczkę w wysokości 30 000 zł. Pożyczka została udzielona na preferencyjnych warunkach z oprocentowaniem 1% rocznie. Naliczone odsetki wyniosły 50 zł, a Pan Nowak zobowiązał się spłacać pożyczkę w ratach, przy czym pierwsza rata wyniosła 5000 zł plus 50 zł odsetek.

Ewidencja księgowa przedstawia się następująco:
Udzielenie pożyczki (30 000 zł):
Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Jan Nowak),
Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.

Naliczanie odsetek (50 zł):
Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Jan Nowak),
Ma konto 750 „Przychody finansowe”.

Spłata pierwszej raty (5050 zł):
Wn konto 130 „Rachunek bieżący”,
Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Jan Nowak).

Jak uzyskać pożyczkę od pracodawcy?

Pracownik, który chce otrzymać pożyczkę, powinien złożyć odpowiedni wniosek, w którym określi kwotę pożyczki oraz proponowany harmonogram spłat. Pracodawca może odmówić przyznania pożyczki, np. w przypadku krótkiego stażu pracy. Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, konieczne jest sporządzenie pisemnej umowy, która określi warunki pożyczki.

Umowa pożyczki powinna obejmować następujące elementy:

• data i miejsce zawarcia umowy,
• strony umowy (pracodawca i pracownik),
• kwota pożyczki,
• harmonogram spłat,
• warunki spłaty.
• spłata pożyczki

Spłata pożyczki może odbywać się poprzez potrącenie z wynagrodzenia pracownika, pod warunkiem jego pisemnej zgody. Ważnym aspektem jest ustalenie kwoty wolnej od potrąceń, która wynosi 80% minimalnego wynagrodzenia netto po potrąceniu składek na ZUS, PPK oraz zaliczki na podatek dochodowy.

Przedawnienie pożyczki

Roszczenia związane z pożyczką zaciągniętą u pracodawcy przedawniają się po 10 latach od dnia, w którym stały się wymagalne, choć pożyczki związane z działalnością gospodarczą przedawniają się już po 3 latach.

W wyjątkowych przypadkach, po analizie sytuacji materialnej pracownika, pracodawca może przyznać pożyczkę bezzwrotną z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zwykle są one udzielane osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej, np. na cele mieszkaniowe.

Kilka słów podsumowania

Oprocentowana pożyczka udzielana pracownikowi ze środków obrotowych spółki może być korzystnym narzędziem finansowym, które nie powoduje powstania przychodu z tytułu stosunku pracy, pod warunkiem, że spełnione są określone warunki. Ważne jest, aby zasady udzielania pożyczek były jednolite dla wszystkich pracowników, a spółka nie prowadziła działalności w zakresie udzielania pożyczek.

Data publikacji: 2024-11-02, autor: FakturaXL