Prowadzenie ewidencji sprzedaży bezrachunkowej

W prowadzonej przez przedsiębiorców ewidencji dowodami potwierdzającymi wykonanie transakcji są faktury i rachunki, jednak nie zawsze są używane – szczególnie w przypadku transakcji na niewielką kwotę. Czy to oznacza, że transakcje można pominąć? Absolutnie nie – konieczna jest ich rejestracja i przekazanie stosownej informacji do organów podatkowych. W niniejszej publikacji przekazujemy zasady i przepisy obowiązujące podczas sprzedaży bezrachunkowej.

Sprzedaż bezrachunkowa – na czym polega?

Sprzedaż bezrachunkowa ma miejsce w sytuacji, gdy wykonana transakcja nie została potwierdzona fakturą ani rachunkiem, czyli obowiązuje podatników zwolnionych z obowiązku używania kasy fiskalnej podczas dokumentowania transakcji na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Ten sposób sprzedaży występuje głównie w handlu detalicznym, gdzie kwoty transakcji są niewielkie i występuje ich stosunkowo dużo, ale zdarzają się też w innych branżach. Zgodnie z obowiązującymi zasadami, przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji i rozliczania transakcji bezgotówkowych dokładnie na takich samych zasadach, jak ma to miejsce w sprzedaży rachunkowej. Brak dowodów potwierdzających transakcję nie stanowi przeszkody.

Podczas prowadzenia ewidencji trzeba uwzględniać dzień, tydzień lub miesiąc, w którym odbyła się transakcja.

W ewidencji muszą znaleźć się następujące informacje:

• data transakcji,
• kwota sprzedaży,
• stawka podatku VAT,
• opis towarów bądź usług sprzedanych.

Podane informacje są obligatoryjne, dlatego ewidencja sprzedaży bezrachunkowej musi być prowadzona skrupulatnie i na bieżąco – w przeciwnym wypadku można spodziewać się kłopotów o podłożu podatkowym, a także nałożenia kar finansowych.

Jak prowadzić ewidencję bezgotówkową?

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży bezgotówkowej są wyznaczone przepisami prawa podatkowego. Organy podatkowe weryfikują księgi podatkowe podczas kontroli odbywanej w przedsiębiorstwie.

Jeżeli przedsiębiorca pragnie zaoszczędzić czas i uniknąć błędów, dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie programu księgowego do prowadzenia ewidencji. Tylko bieżące uzupełnianie informacji jest podstawą do uniknięcia kary.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej odbywa się w KPiR – obowiązkowe jest stosowanie ponumerowanych kart, a w nich:

• kolejny numer wpisu,
• data uzyskania przychodu, którego nie udokumentowano w innej formie,
• kwota przychodu,
• opis przedmiotu sprzedaży,
• suma przychodu w konkretnym dniu.

W lewym górnym roku widnieje pieczątka firmy albo dane przedsiębiorstwa. Obowiązkowo trzeba podać numer NIP.

Jeżeli sprzedaż bezrachunkowa jest prowadzona przez czynnych podatników VAT, są zobowiązani do wpisania obowiązujących stawek VAT warunkujących kwotę podatku VAT ze sprzedaży, którą musi uregulować przedsiębiorca.

Ewidencja musi być przechowywana w miejscu, w którym sprzedaż się odbywa.

Przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący księgowość są zobowiązani do ewidencji sprzedaży bezrachunkowej z każdego dnia w kwocie netto. Prawidłowa wartość sprzedaży zostaje wprowadzona w kolumnie 7 księgi, czyli „Sprzedaż towarów i usług”. Nie należy wyszczególniać oddzielnych kwot – zsumowaną wartość należy przyporządkować do konkretnego dnia.

Sytuacja przedstawia się nieco inaczej dla księgowości prowadzonej przez biuro rachunkowe, a mianowicie nie ma przeciwwskazań, aby kwotę wprowadzać raz w miesiącu (miesięczny przychód). W tym przypadku konieczne jest dokonanie jednego wpisu do rejestru sprzedaży VAT o wartości podatku VAT określonego na podstawie przychodu uzyskanego w danym miesiącu. Wpis musi pojawić się w ewidencji z datą ostatniego dnia miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż.

W pliku JPK_V7 przychód ze sprzedaży bezrachunkowej zostaje oznaczony symbolem „WEW”.

Data publikacji: 2024-01-13, autor: FakturaXL