Procedura OSS - jak zaksięgować faktury?

Procedura OSS (One Stop Shop) to uproszczony system rozliczania podatku VAT dla przedsiębiorców sprzedających towary i usługi do klientów w innych krajach Unii Europejskiej. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest uniknięcie obowiązku rejestracji VAT w każdym kraju odbiorcy – podatek odprowadzany jest w jednym państwie, a następnie dystrybuowany do odpowiednich krajów docelowych. Księgowanie faktur w ramach procedury OSS wymaga spełnienia określonych wymogów formalnych oraz stosowania się do przepisów obowiązujących w kraju identyfikacji podatkowej. W przypadku polskich przedsiębiorców należy kierować się polskimi regulacjami podatkowymi. W artykule przedstawimy, jak prawidłowo wystawiać i księgować faktury w ramach OSS oraz na co zwrócić szczególną uwagę.

Jak wystawiać faktury w procedurze OSS?

Wystawianie faktur w ramach OSS różni się od standardowego fakturowania VAT głównie zakresem wymaganych informacji. Oprócz podstawowych danych, takich jak nazwa i adres sprzedawcy oraz nabywcy, numer NIP oraz kwota transakcji, konieczne jest także:

• określenie kraju odbiorcy – ma to kluczowe znaczenie, ponieważ obowiązuje w nim odrębna stawka VAT, którą należy zastosować do danej sprzedaży,
• wskazanie stawki VAT obowiązującej w kraju klienta – stawki VAT w poszczególnych państwach UE różnią się i mogą obejmować zarówno stawki podstawowe, jak i preferencyjne,
• adnotacja „VAT OSS” – faktura powinna zawierać oznaczenie, że podatek jest rozliczany w ramach procedury OSS,
• podanie wartości faktury – zgodnie z przepisami, faktura może być wystawiona w dowolnej walucie, jednak rozliczenie w systemie OSS odbywa się w euro.

Faktury OSS nie podlegają obowiązkowi wystawiania w każdym przypadku – wiele krajów UE nie wymaga ich przy transakcjach B2C (sprzedaży do konsumentów). Warto jednak je dokumentować, aby mieć pełną ewidencję do celów księgowych.

W jakiej walucie wystawiać faktury VAT OSS?

Zgodnie z przepisami unijnymi, przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury OSS w dowolnej walucie, jednak rozliczenie w systemie OSS następuje w euro. Oznacza to, że konieczne może być przeliczenie wartości transakcji na EUR według odpowiedniego kursu.

Przeliczenia dokonuje się na podstawie oficjalnego kursu Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego roboczego dnia przed zakończeniem danego okresu rozliczeniowego bądź kursu walutowego stosowanego przez sprzedawcę, jeśli został on zatwierdzony w krajowych przepisach podatkowych.

Aby uniknąć błędów w rozliczeniach, warto śledzić aktualne kursy walut i upewnić się, że stosowany przelicznik jest zgodny z obowiązującymi regulacjami.

Jak księgować faktury VAT OSS?

Księgowanie faktur OSS wymaga prowadzenia odrębnej ewidencji sprzedaży, w której uwzględnia się:

• datę sprzedaży i wystawienia faktury – zgodnie z obowiązującymi przepisami w kraju identyfikacji podatkowej,
• dane klienta (kraj odbiorcy) – istotne dla określenia prawidłowej stawki VAT,
• kwotę netto oraz naliczony VAT według stawki obowiązującej w kraju klienta,
• walutę oraz kurs przeliczeniowy na euro – zgodnie z przepisami unijnymi,
• łączną wartość sprzedaży podlegającą rozliczeniu w ramach OSS.

Przedsiębiorcy muszą prowadzić dokumentację ewidencyjną przez co najmniej 10 lat, co pozwala na ewentualne kontrole ze strony organów podatkowych.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej a procedura OSS

Sprzedawcy korzystający z OSS nie mają obowiązku stosowania kasy fiskalnej, jeśli sprzedaż dotyczy konsumentów z innych krajów UE. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy:

• przedsiębiorca nie przekroczył limitu WSTO (dawniej 10 000 EUR) i nadal rozlicza VAT w Polsce,
• sprzedaż dotyczy klientów spoza Unii Europejskiej – wówczas może obowiązywać konieczność stosowania kasy fiskalnej w Polsce,
• nie spełniono warunków zwolnienia z kasy fiskalnej, np. sprzedaż na rzecz osób fizycznych odbywa się w sposób inny niż elektroniczny.

Warto zaznaczyć, że w przypadku handlu na marketplace’ach, takich jak Amazon czy eBay, kwestie rozliczania VAT mogą się różnić, a obowiązek fiskalizacji zależy od modelu działalności.

Czy VAT OSS może być uznany za koszt podatkowy?

Zasadniczo, podatek VAT zapłacony w ramach OSS nie może być uznany za koszt podatkowy. Wynika to z przepisów ustawy o PIT i CIT, zgodnie z którymi VAT nie jest traktowany jako koszt uzyskania przychodów.

Istnieją jednak wyjątki, a mianowicie jeśli przedsiębiorca nie może odliczyć VAT, np. prowadzi działalność zwolnioną z VAT, wówczas może go zaliczyć jako koszt podatkowy. Do tego w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, gdy podatek nie jest naliczony.

Interpretacje przepisów w tym zakresie zmieniały się na przestrzeni lat, dlatego warto na bieżąco śledzić stanowisko organów podatkowych i konsultować się z księgowymi.

Koszty wysyłki i transportu na fakturze OSS

Koszty transportu mogą być ujmowane na fakturach OSS, jednak stawka VAT musi być zgodna ze stawką towaru lub usługi, do której się odnosi. Oznacza to, że, jeśli przedsiębiorca sprzedaje towar z VAT 20%, koszt dostawy również powinien być opodatkowany stawką 20%. W przypadku dostawy towarów objętych obniżonym VAT (np. książek), koszt transportu również podlega tej stawce. Z kolei jeśli transport jest świadczony jako oddzielna usługa, może podlegać innym zasadom opodatkowania, zależnie od przepisów danego kraju.

Podsumowanie

Procedura OSS znacznie upraszcza rozliczanie VAT w handlu transgranicznym, eliminując konieczność rejestracji w wielu krajach UE. Aby jednak prawidłowo księgować faktury OSS, przedsiębiorcy muszą pamiętać o kilku kluczowych kwestiach, czyli stosowaniu właściwych stawek VAT dla poszczególnych krajów UE, wystawianiu faktur w dowolnej walucie, ale rozliczanie OSS w euro, prowadzeniu szczegółowej ewidencji sprzedaży przez 10 lat. Dobrze prowadzona księgowość i poprawne wystawianie faktur OSS pozwalają uniknąć problemów podatkowych i zapewnić zgodność z przepisami.

Data publikacji: 2025-04-18, autor: FakturaXL